10 Tipps zur bes­se­ren E-Mail Kom­mu­ni­ka­ti­on

Unse­re Welt ist schnel­le­big und wir ver­su­chen immer mehr in immer kür­ze­rer Zeit zu bewerk­stel­li­gen. Lei­der geht damit ein­her, dass man­che Din­ge auf der Stre­cke blei­ben. In die­sem Arti­kel soll es dar­um gehen wel­che 10 Din­ge wir im Hin­ter­kopf behal­ten kön­nen, damit der Inhalt unse­rer E-Mails beim Gegen­über so ankommt wie wir es gemeint haben und unse­re Zeit nicht bei ärger­li­chem E-Mail Ping Pong drauf geht. Die­se 10 Tipps zur bes­se­ren E-Mail Kom­mu­ni­ka­ti­on hel­fen Ihnen Ihre E-Mails so zu schrei­ben, dass Ihre Aus­sa­ge beim Emp­fän­ger ankommt.

1. Eine Anre­de und eine Gruß­for­mel nut­zen

E-Mails schrei­ben und Instant Messa­ging sind zwei unter­schied­li­che Din­ge. Wäh­rend beim Instant Messa­ging oft nur die ent­spre­chen­de Fra­ge gestellt wird lehnt die E-Mail eher an den Brief an. Aus die­sem Grund soll­te man beim E-Mails schrei­ben, selbst wenn es schnell gehen soll, die Form wah­ren und eine Anre­de und eine Gruß­for­mel nut­zen.

In Deutsch­land hat sich die Anre­de „Sehr geehr­te Damen und Her­ren,“ durch­ge­setzt, wenn man nicht weiß an wel­che bestimm­te Per­son die E-Mail gerich­tet ist. Falls das bekannt ist wird „Sehr geehr­te Frau Rie­ben­sehl ‚“ oder „Sehr geehr­ter Herr Bran­deg­ger,“ genutzt. Bei ver­trau­te­ren E-Mail Emp­fän­ger ist auch „Guten Tag Frau Rie­ben­sehl,“ oder „Guten Tag Herr Bran­deg­ger,“ mög­lich. Auch „Hal­lo Frau Rie­ben­sehl,“ oder „Hal­lo Herr Bran­deg­ger,“ sind in Ord­nung.

In der Gruß­for­mel ist immer noch „Mit freund­li­chen Grü­ßen“ weit ver­brei­tet, aber doch schon sehr abge­dro­schen. Ein freund­li­ches „Vie­le Grü­ße“ even­tu­ell sogar mit der Anga­be des Ortes „Vie­le Grü­ße nach Wald­mün­chen“ funk­tio­nie­ren gut.

2. Absät­ze bei neu­en Gedan­ken­gän­gen ein­fü­gen

Damit der Emp­fän­ger der E-Mail direkt ant­wor­ten kann ist es sehr wich­tig zwi­schen jedem abge­schlos­se­nen Gedan­ken­gang einen Absatz ein­zu­fü­gen. Sodass der Emp­fän­ger an die­ser Stel­le sei­ne Ant­wort schrei­ben kann. Zudem för­dert das den Lese­fluss und das löschen von nicht benö­tig­ten Para­gra­phen wird ver­ein­facht.

3. Den Erwar­tungs­ho­ri­zont immer im Blick haben

E-Mails sind schnell geschrie­ben und schnell abge­schickt, aller­dings soll­te man sich vor dem Ver­sand der E-Mail Gedan­ken dar­über machen was mein Gegen­über auf die E-Mail ant­wor­ten könn­te. Gera­de bei kom­ple­xe­ren Sach­ver­hal­ten feh­len grund­le­gen­de Infor­ma­tio­nen, damit der Emp­fän­ger mei­ne Fra­ge über­haupt beant­wor­ten kann. Aus die­sem Grund lie­ber die E-Mail noch­mal durch­le­sen und prü­fen ob alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen ent­hal­ten sind.

4. Den Betreff an das jewei­li­ge The­ma anpas­sen

Oft­mals wird ein E-Mail Zweig für meh­re­re The­men genutzt. Aus die­sem Grund ist es wich­tig, dass man den Betreff anpasst, falls die­ser sich wäh­rend der E-Mail Kom­mu­ni­ka­ti­on geän­dert hat. Das hilft nicht nur dem Emp­fän­ger zu sehen, dass es jetzt um ein ande­res The­ma geht, son­dern auch einem selbst, wenn man spä­ter nach genau die­ser E-Mail sucht.

5. Recht­schrei­bung

Mit einer kor­rek­ten Recht­schrei­bung för­dert man nicht nur den lese­fluss, son­dern ret­tet teil­wei­se auch Leben:

Komm wir essen Opa!“

Komm wir essen, Opa!“

Wenn die geschrie­be­ne E-Mail ver­stan­den wer­den soll, soll­te die­se nach Mög­lich­keit mit rich­ti­ger Groß- und Klein­schrei­bung und Zei­chen­set­zung geschrie­ben sein.

Der Satz „Der Emp­fän­ger ver­steht ja schon was ich mei­ne.“ kann stim­men, aller­dings kos­tet es mehr Zeit den Inhalt einer E-Mail zu ent­zif­fern und ent­spre­chend dar­auf zu reagie­ren, wenn die­se nicht mit kor­rek­ter Recht­schrei­bung ver­fasst wur­de.

6. Die Signa­tur mit den nötigs­ten Infor­ma­tio­nen

Gera­de in geschäft­li­chen E-Mails ist die Signa­tur vom Gesetz­ge­ber vor­ge­schrie­ben.

  • Handelsgesetzbuch(HGB): § 37a  Abs. 1, § 125 Abs. 1 Satz 1
  • GmbH-Gesetz (GmbHG): § 35a Abs. 1
  • Akti­en­ge­setz (AktG): § 80 Abs. 1 Satz 1

Wel­che Anga­ben in der Signa­tur ste­hen müs­sen kann im Wiki­pe­dia Arti­kel Signa­tur (E-Mails im Geschäfts­ver­kehr) nach­ge­le­sen wer­den.

7. Signa­tu­ren aus Ant­wort­mails löschen

In Ant­wort­mails ist die Ant­wort des Emp­fän­gers mei­ner E-Mail wich­tig und nicht die Signa­tur. Des­halb soll­te die­se in jeder Ant­wort­mail gelöscht wer­den.

8. Ant­wort an alle

Im Fal­le eines E-Mail Ver­tei­lers ist es wich­tig, dass die Ant­wort auf eine E-Mail auch wie­der an den gesam­ten Ver­tei­ler gerich­tet ist, sodass alle die Mög­lich­keit haben auf die Ant­wort zu reagie­ren und nicht nur der Ver­fas­ser der initia­len E-Mail die Ant­wort bekommt.

9. Anhän­ge

Anhän­ge an E-Mails soll­ten nicht grö­ßer als weni­ge MB sein. Für grö­ße­re Anhän­ge ist ein Online­spei­cher die rich­ti­ge Wahl. Damit kann man die Datei auf einen Webspace hoch­la­den und schickt nur einen Link zu die­ser Datei mit, der even­tu­ell sogar mit einem Pass­wort geschützt ist.

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10. Robust­heits­grund­satz für bes­se­re E-Mail Kom­mu­ni­ka­ti­on

Es gibt im RFC 793 (https://tools.ietf.org/html/rfc793), den Absatz 2.10, den ich hier etwas aus dem Kon­text rei­ße, weil er zu die­sem The­ma auch gut passt. Die­ser besagt: „Sei streng bei dem was du tust und offen bei dem was du von ande­ren akzep­tierst“. Schrei­be selbst Mails rich­tig, auch wenn die Ant­wort nicht allen hier auf­ge­lis­te­ten Punk­ten nach kommt.

10 Tipps zur bes­se­ren E-Mail Kom­mu­ni­ka­ti­on
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Andreas Nitsche

Andreas Nitsche

Andreas Nitsche ist Gründer und Inhaber von sixhop.net, dem starken Partner für Hosting und Pflege von Webplattformen. Der leidenschaftliche Webservice-Spezialist und sein Team stehen für zuverlässigen Service in den Bereichen Webhosting, Webentwicklung, Weboptimierung sowie Datensicherheit.
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