Menü

10 Tipps zur besseren E-Mail Kommunikation

Unsere Welt ist schnellebig und wir versuchen immer mehr in immer kürzerer Zeit zu bewerkstelligen. Leider geht damit einher, dass manche Dinge auf der Strecke bleiben. In diesem Artikel soll es darum gehen welche 10 Dinge wir im Hinterkopf behalten können, damit der Inhalt unserer E-Mails beim Gegenüber so ankommt wie wir es gemeint haben und unsere Zeit nicht bei ärgerlichem E-Mail Ping Pong drauf geht. Diese 10 Tipps zur besseren E-Mail Kommunikation helfen Ihnen Ihre E-Mails so zu schreiben, dass Ihre Aussage beim Empfänger ankommt.

1. Eine Anrede und eine Grußformel nutzen

E-Mails schreiben und Instant Messaging sind zwei unterschiedliche Dinge. Während beim Instant Messaging oft nur die entsprechende Frage gestellt wird lehnt die E-Mail eher an den Brief an. Aus diesem Grund sollte man beim E-Mails schreiben, selbst wenn es schnell gehen soll, die Form wahren und eine Anrede und eine Grußformel nutzen.

In Deutschland hat sich die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,“ durchgesetzt, wenn man nicht weiß an welche bestimmte Person die E-Mail gerichtet ist. Falls das bekannt ist wird „Sehr geehrte Frau Riebensehl ,“ oder „Sehr geehrter Herr Brandegger,“ genutzt. Bei vertrauteren E-Mail Empfänger ist auch „Guten Tag Frau Riebensehl,“ oder „Guten Tag Herr Brandegger,“ möglich. Auch „Hallo Frau Riebensehl,“ oder „Hallo Herr Brandegger,“ sind in Ordnung.

In der Grußformel ist immer noch „Mit freundlichen Grüßen“ weit verbreitet, aber doch schon sehr abgedroschen. Ein freundliches „Viele Grüße“ eventuell sogar mit der Angabe des Ortes „Viele Grüße nach Waldmünchen“ funktionieren gut.

2. Absätze bei neuen Gedankengängen einfügen

Damit der Empfänger der E-Mail direkt antworten kann ist es sehr wichtig zwischen jedem abgeschlossenen Gedankengang einen Absatz einzufügen. Sodass der Empfänger an dieser Stelle seine Antwort schreiben kann. Zudem fördert das den Lesefluss und das löschen von nicht benötigten Paragraphen wird vereinfacht.

3. Den Erwartungshorizont immer im Blick haben

E-Mails sind schnell geschrieben und schnell abgeschickt, allerdings sollte man sich vor dem Versand der E-Mail Gedanken darüber machen was mein Gegenüber auf die E-Mail antworten könnte. Gerade bei komplexeren Sachverhalten fehlen grundlegende Informationen, damit der Empfänger meine Frage überhaupt beantworten kann. Aus diesem Grund lieber die E-Mail nochmal durchlesen und prüfen ob alle relevanten Informationen enthalten sind.

4. Den Betreff an das jeweilige Thema anpassen

Oftmals wird ein E-Mail Zweig für mehrere Themen genutzt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass man den Betreff anpasst, falls dieser sich während der E-Mail Kommunikation geändert hat. Das hilft nicht nur dem Empfänger zu sehen, dass es jetzt um ein anderes Thema geht, sondern auch einem selbst, wenn man später nach genau dieser E-Mail sucht.

5. Rechtschreibung

Mit einer korrekten Rechtschreibung fördert man nicht nur den lesefluss, sondern rettet teilweise auch Leben:

„Komm wir essen Opa!“

„Komm wir essen, Opa!“

Wenn die geschriebene E-Mail verstanden werden soll, sollte diese nach Möglichkeit mit richtiger Groß- und Kleinschreibung und Zeichensetzung geschrieben sein.

Der Satz „Der Empfänger versteht ja schon was ich meine.“ kann stimmen, allerdings kostet es mehr Zeit den Inhalt einer E-Mail zu entziffern und entsprechend darauf zu reagieren, wenn diese nicht mit korrekter Rechtschreibung verfasst wurde.

6. Die Signatur mit den nötigsten Informationen

Gerade in geschäftlichen E-Mails ist die Signatur vom Gesetzgeber vorgeschrieben.

  • Handelsgesetzbuch(HGB): § 37a  Abs. 1, § 125 Abs. 1 Satz 1
  • GmbH-Gesetz (GmbHG): § 35a Abs. 1
  • Aktiengesetz (AktG): § 80 Abs. 1 Satz 1

Welche Angaben in der Signatur stehen müssen kann im Wikipedia Artikel Signatur (E-Mails im Geschäftsverkehr) nachgelesen werden.

7. Signaturen aus Antwortmails löschen

In Antwortmails ist die Antwort des Empfängers meiner E-Mail wichtig und nicht die Signatur. Deshalb sollte diese in jeder Antwortmail gelöscht werden.

8. Antwort an alle

Im Falle eines E-Mail Verteilers ist es wichtig, dass die Antwort auf eine E-Mail auch wieder an den gesamten Verteiler gerichtet ist, sodass alle die Möglichkeit haben auf die Antwort zu reagieren und nicht nur der Verfasser der initialen E-Mail die Antwort bekommt.

9. Anhänge

Anhänge an E-Mails sollten nicht größer als wenige MB sein. Für größere Anhänge ist ein Onlinespeicher die richtige Wahl. Damit kann man die Datei auf einen Webspace hochladen und schickt nur einen Link zu dieser Datei mit, der eventuell sogar mit einem Passwort geschützt ist.

Wenn du nach einem solchen Dienst suchst, schau dir mal Seafile an. Wir bieten einen kostenloses Testaccount mit 1 GB Speicherplatz an. Weitere Infos zu unseren Seafile Produkten gibt es auf https://www.sixhop.net/seafile-hosting/.

10. Robustheitsgrundsatz für bessere E-Mail Kommunikation

Es gibt im RFC 793 (https://tools.ietf.org/html/rfc793), den Absatz 2.10, den ich hier etwas aus dem Kontext reiße, weil er zu diesem Thema auch gut passt. Dieser besagt: „Sei streng bei dem was du tust und offen bei dem was du von anderen akzeptierst“. Schreibe selbst Mails richtig, auch wenn die Antwort nicht allen hier aufgelisteten Punkten nach kommt.

10 Tipps zur besseren E-Mail Kommunikation
5 (100%) 2 Bewertung[en]

Andreas Nitsche

Andreas Nitsche

Andreas Nitsche ist Gründer und Inhaber von sixhop.net, dem starken Partner für Hosting und Pflege von Webplattformen. Der leidenschaftliche Webservice-Spezialist und sein Team stehen für zuverlässigen Service in den Bereichen Webhosting, Webentwicklung, Weboptimierung sowie Datensicherheit.
Andreas Nitsche

Letzte Artikel von Andreas Nitsche (Alle anzeigen)

    Schreibe einen Kommentar